Når professionelle arrangører skal vælge forplejning til et event, er prisen ofte det første punkt der bliver diskuteret. Men prissætning af mad og drikke på et venue handler om meget mere end blot råvarernes indkøbspris. Det er en kompleks ligning hvor logistik, personale, tidsforbrug og spild skal gå op i en højere enhed. For at forstå prisen på en konferencepakke eller en middagsmenu skal man se bag om tallene og forstå de mekanismer der driver omkostningerne i et professionelt køkken.
Gennemsigtighed og værdiskabelse i prisen
En af de største udfordringer for både venue og kunde er at finde det rette niveau for prissætningen. Hvis prisen er for lav risikerer man at gå på kompromis med kvaliteten og servicen hvilket skader hele arrangementets omdømme. Hvis prisen er for høj kan det ekskludere vigtige kundesegmenter som for eksempel SMV virksomheder eller ideelle organisationer. Den mest succesfulde prissætning er den der afspejler en reel værdi og som er let for kunden at gennemskue.
Mange venues benytter i dag faste kuvertpriser eller dagsrater da det giver kunden tryghed og budgetoverblik. Men bag disse faste priser ligger der en række variable faktorer som arrangøren bør være opmærksom på når de forhandler deres aftale. Her er de vigtigste elementer der påvirker den endelige pris på forplejningen.
- Facilitetsomkostninger og det bagvedliggende setup med opvask og rengøring som gæsten sjældent ser men som er nødvendigt for driften.
- Råvarernes kvalitet og oprindelse hvor økologi og lokale specialiteter ofte medfører en højere indkøbspris men også en højere signalværdi.
- Kompleksiteten i tilberedningen da en portionsanrettet menu kræver langt flere hænder i køkkenet end en klassisk buffetløsning.
- Serveringsformen og antallet af tjenere da personaleprisen ofte udgør den største del af de samlede omkostninger ved et event.
- Tidsaspektet og fleksibiliteten i tidsplanen da skæve arbejdstider og pludselige ændringer kræver ekstra beredskab fra venuets side.
- Håndtering af særhensyn og allergier som kræver ekstra tid til planlægning og produktion af specialretter i køkkenet.
Strategiske valg i budgetplanlægningen
Når man som virksomhed skal lægge et budget for forplejningen kan man med fordel tænke i strategiske prioriteringer. I stedet for at spare lidt på alle måltider kan man vælge at lægge vægten der hvor det gør størst indtryk på gæsterne. Dette kaldes ofte for at prioritere de gastronomiske højdepunkter.
For mange SMV virksomheder giver det god mening at holde frokosten enkel og sund for derefter at investere lidt ekstra i en høj kvalitet af kaffe og snacks i løbet af eftermiddagen. Det er her energien ofte falder og hvor en lille luksusoplevelse kan gøre en stor forskel for gæsternes humør. Ved at forstå venuets prisstruktur kan man sammen med deres bookingafdeling sammensætte en pakke der giver maksimal effekt uden at sprænge budgettet.
Det bæredygtige prisvalg
Bæredygtighed er blevet en uundgåelig faktor i prissætningen. Selvom det kan virke dyrere at vælge klimavenlige løsninger ser vi ofte at det kan balanceres gennem klogere indkøb og mindre madspild. Et venue der har styr på deres processer kan ofte tilbyde bæredygtige menuer til konkurrencedygtige priser fordi de er dygtigere til at udnytte råvarerne fuldt ud.
Prisen på forplejning er i sidste ende en investering i mødets resultat. Når maden spiller og servicen er i top skaber det en positiv stemning der gør gæsterne mere modtagelige for det faglige budskab. På venuez.dk anbefaler vi altid en åben dialog om budgettet fra starten. Ved at være ærlig omkring de økonomiske rammer kan venuet bruge deres ekspertise til at sammensætte den løsning der giver den absolut bedste gæsteoplevelse for pengene.
